Waarom een externe blik goud waard is

Nieuwe loonmotor voor federale overheidsdiensten

De federale overheid is met meer dan 80.000 medewerkers een van de grootste werkgevers in ons land. De volledige loonadministratie kwam in 2016 onder de hoede van PersoPoint. "In die periode zijn we ook gestart met de transitie naar een volledig nieuwe loonmotor in SAP, waarbij alle loonberekeningen centraal uitgevoerd worden. Een serieuze uitdaging, waarbij je externe expertise goed kan gebruiken," zegt Liliane Verreyen, Directeur-Generaal van PersoPoint.

PersoPoint maakt deel uit van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (FOD BOSA), die de federale overheid bijstaat in domeinen zoals IT, Human Resources, organisatiebeheersing en overheidsopdrachten. PersoPoint zelf werd in 2016 opgericht en focust voornamelijk op loon- en personeelsadministratie. "Eenvoudig gesteld zou je kunnen zeggen dat wij het sociaal secretariaat van de federale overheid zijn," zegt Liliane Verreyen.

Een werk van lange adem

Een van de eerste opdrachten van PersoPoint was de ontwikkeling en uitrol van een volledig nieuwe loonmotor in SAP. "Daar waren technische redenen voor – de oude mainframe waarop de berekeningen toen nog gebeurden was meer dan veertig jaar oud – maar vooral ook praktische en organisatorische. Want elke dienst voerde zijn eigen loonberekeningen uit, terwijl de regelgeving eigenlijk voor alle ambtenaren dezelfde is. Door te centraliseren kon dat een stuk efficiënter."

De overstap naar de nieuwe loonmotor gebeurde stap voor stap. "Zo hebben we in 2020 de eerste zeven FOD's overgebracht. Dat gaf ons de mogelijkheid om met een beperkte groep te leren en de diensten goed te begeleiden bij de overstap. Loonadministratie is een gevoelige materie, en goed overleg met alle betrokken partijen is dan ook cruciaal," legt Liliane Verreyen uit.

Korter op de bal spelen

In de loop van 2024 worden de laatste FOD's naar het nieuwe systeem overgebracht. Maar de nieuwe manier van werken werpt nu al vruchten af. "Een van de grote voordelen is dat we veel korter op de bal kunnen spelen. In de oude loonmotor werden de berekeningen halverwege de maand al afgesloten. Dat betekent dat de helft van alle afwezigheden en wijzigingen niet tijdig in het systeem geraakten, waardoor je telkens gigantisch veel herberekeningen krijgt. Nu kunnen we veel korter bij het einde van de maand afsluiten. Dat betekent niet alleen minder werk en aanpassingen, het schept ook veel meer duidelijkheid voor de medewerkers."

"Daarnaast zien we, net als in andere sectoren, ook heel wat evoluties in de verloning van de ambtenaren. Denk maar aan de invoering van maaltijdcheques, fietsvergoedingen, de vierdagenweek, enzovoort. Ook het wetgevende kader is voortdurend in beweging. Nu implementeren we al die veranderingen meteen centraal voor alle FOD's, terwijl vroeger iedereen dat op zijn eentje moest doen."

Externe expertise in huis halen

Het spreekt voor zich dat een dergelijke transitie heel wat voeten in de aarde heeft. "Je onderneemt als overheid niet elk jaar zo'n project. Je hebt dan ook mensen nodig die ervaring hebben met gelijkaardige projecten in andere bedrijven en organisaties. Zo hebben de adviseurs van DaktaHRi de afgelopen jaren op verschillende momenten een belangrijke rol gespeeld in de succesvolle uitrol."

"Een van hen, Dirk de Bruijne, was zelfs al van bij het prille begin betrokken bij het project en heeft ons door de jaren heen in elke stap begeleid, van het opstellen van de lastenboeken voor de loonmotor tot het overleg met leveranciers en het dagelijkse change management. Zijn externe, neutrale blik is een enorme meerwaarde geweest in het hele traject," besluit Liliane Verreyen.